英語(yǔ)寫(xiě)作電子郵件格式匯總

電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。那么用英語(yǔ)寫(xiě)作電子郵件應(yīng)該用什么格式？以下是小編為大家整理的英語(yǔ)寫(xiě)作電子郵件格式，以供參考學(xué)習(xí)，歡迎閱讀!

(資料圖)

英文電子郵件的格式：

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語(yǔ)及署名。

1.信頭：指發(fā)信人的地址和日期，

寫(xiě)在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫(xiě)起。信頭上面要留空白。先寫(xiě)發(fā)信人地址。地址的寫(xiě)法與漢語(yǔ)不同，要先寫(xiě)小地方，后寫(xiě)大地方。在地址的下面寫(xiě)上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：May 17 2003。在年份之前有一個(gè)逗號(hào)。

2.稱呼：指對(duì)收信人的稱呼。寫(xiě)在信頭之下，從信紙的左邊開(kāi)始。寫(xiě)信給熟悉的人，一般用Dear…或My dear…作稱呼。如：Dear Li Lei，Dear Miss Thomas或My dear Dad.

3.信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫(xiě)。從第二段起每段第一個(gè)詞都縮進(jìn)3或5個(gè)字母寫(xiě)。

4.結(jié)束語(yǔ)：指正文下面的結(jié)尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫(xiě)起，第一個(gè)字母大寫(xiě)，末尾用一逗號(hào)。在非正式的社交信中，常用Yours或Sincerely。假如對(duì)方是親密的朋友，可用Sincerely yoursYours等。

5.簽名：指發(fā)信人簽名。寫(xiě)在結(jié)束語(yǔ)的下面，稍偏右。

另外，英文信封寫(xiě)法與漢語(yǔ)的不同。一般把收信人的地址寫(xiě)在信封的中央或偏右下角。第一行寫(xiě)姓名，下面寫(xiě)地址。發(fā)信人的姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角，也可以寫(xiě)在信的背面。

英文書(shū)信的格式

1、 信頭(Heading)

指發(fā)信人的姓名(單位名稱)、地址和日期，一般寫(xiě)在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。 英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。

2、 日期的寫(xiě)法：

如：1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍); July 30th，1997;

30th July，1997等，

1997不可寫(xiě)成97。

3、 信內(nèi)地址(Inside Address)：

在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期。

4、 稱呼(Salutation)：

是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫(xiě)起，在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。

(1)寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。

(2)寫(xiě)給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。

(3)寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

5、 正文(Body of the Letter)：

位置在下面稱呼語(yǔ)隔一行，是信的"核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不

同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。

郵件范文：

15 Huaihai Street

Shanghai, China

Feb 6th, 2001

Peter Brown

22, Blachpool Road(可以省略)

Sydney 2140

Australia

DearPeter,

I am very glad to hear from you.______________________

____________________________________________________

____________________________________________________

I must stop writing now, as I have a lot of work to do.

Best wishes to you!

Sincerely yours, Wang Xiaolan

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式

一、常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：

①寫(xiě)信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

②標(biāo)題。

③稱呼、開(kāi)頭、正文、結(jié)尾句。

④禮貌結(jié)束語(yǔ)。

⑤寫(xiě)信人全名、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、地址、電話號(hào)碼、傳真等。

其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ);稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五C原則

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫(xiě)作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。

簡(jiǎn)潔原則 簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。

在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。電子郵件寫(xiě)作格式

另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard.

例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫(xiě)并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作中十分常見(jiàn)。例2中縮略語(yǔ)的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。

完整原則

商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤(pán)、詢問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：

例1 We will deliver your goods soon.

例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。

禮貌原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫(xiě)作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語(yǔ)氣和例2中委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。

三、結(jié)語(yǔ)隨著國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的重要性也日益明顯。

同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫(xiě)忽視商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫(xiě)信人的英語(yǔ)及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫(xiě)信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對(duì)達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫(xiě)作原則。